Контакты в Outlook: наводим порядок. Использование скрытой копии в Outlook Как создать группу outlook

Дата: 25.03.2024

Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.

Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты » и жмем на «Главная ». Выбираем пункт «Создать группу контактов » (рис.1)

В поле «Имя » вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников ».

Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов : из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.

В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники ». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть » (рис.2).

Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому… » пишем имя созданной нами Группы контактов . Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому… » сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).

Использование скрытой копии в Outlook

При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.

Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры » и выберите меню «Показать получателей скрытой копии » (Рис. 1).

Введите адрес и отправьте письмо получателю.

Быстро разбить одну группу контактов (список рассылки) на оба только с двумя шагами

Если у вас установлен Kutools for Outlook, вы можете быстро разбить контактную группу на свои фантастические Разделить контактную группу в Outlook. Нажмите для бесплатной пробной версии 60-дня без ограничений!

Удалить участников

Если вы хотите удалить участников из группы, выберите участников, которые хотите удалить, а затем нажмите Удалить участник в Пользователи Сообщества группа под Контактная группа Tab.

Внимание : В Outlook 2007 вы можете добавить новых участников, нажав Выберите участников or Добавить новый под Список рассылки Вкладка. Смотрите скриншот:

Авто CC / BCC при каждой отправке электронной почты и простота настройки правил, а также автоматический ответ без необходимости обмена сервером.

Мощный фильтр нежелательной почты, удаление дубликатов электронных писем, ответ с вложением, куча операций одним нажатием и так далее...

60-день неограниченная бесплатная пробная версия. 60-дневная гарантия возврата денег. 2 лет бесплатное обновление и поддержка. Купить один раз, использовать навсегда.

Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.

Как перенести адреса из Outlook

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» - «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».
Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».

Выберите нужную для записи информации папку.

Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».
Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.
Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».
Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».
В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».
Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».
Дождитесь окончания процесса перемещения.

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» - «Открыть и экспортировать» - «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».
После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».
В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».
Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».
Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.
Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».
Выберите папку, откуда нужно взять информацию.
Назначьте место, где будет храниться данные.

Видео: инструкция по переносу контактов

Где в Outlook расположилась адресная книга

Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:

диск:/Пользователи/<имя пользователя>
диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>

В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации - пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Documents and Settings.

Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

Создание адресной книги в Outlook

После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.

Как добавить контакты в Outlook

Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.

После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.

Добавление контакта с нуля

Видео: инструкция по добавлению контактов

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».

Создание списка рассылки в Outlook 2013

Создание списка рассылки в Outlook 2010

В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.

Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010

В Outlook 2007 выполните путь «Файл» - «Создать» - «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.

Выберите адресную книгу через «Файл» - «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L

Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество - 100 контактов.

Удаление контактов в Outlook

Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.

Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.

Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.

Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.

Инструкция

Вызовите главное системное меню, нажав кнопку «Пуск», и перейдите в пункт «Все программы». Раскройте ссылку Microsoft Office и запустите приложение Outlook. Для того чтобы использовать имена адресатов, находящиеся в адресной книге приложения, раскройте меню «Файл» верхней сервисной панели Oulook и укажите команду «Создать».

Выберите подкоманду «Список рассылки» и напечатайте желаемое имя создаваемого списка в строке «Имя». Перейдите на вкладку «Список рассылки» в открывшемся диалоговом окне и воспользуйтесь ссылкой «Выбрать участников». Укажите адресную книгу, содержащую нужные адреса электронной почты, в каталоге «Адресная книга». Напечатайте имя выбранного адресата в строке «Поиск» и выделите определившееся имя в каталоге, расположенном под строкой поиска. Нажмите ссылку «Участники» и повторите все вышеописанные действия для каждого нужного адресата рассылки. Подтвердите выполнение выбранного действия, нажав кнопку OK.

При необходимости создания списка рассылки из имен в сообщениях электронной почты выделите необходимое имя в строке «Кому» и вызовите его контекстное меню кликом правой кнопки мыши. Укажите команду «Копировать» и раскройте узел Microsoft Office. Выберите пункт «Списки рассылки» в разделе «Создать новый элемент Outlook» и перейдите на вкладку «Списки рассылки» открывшегося диалогового окна.

Выберите ссылку «Выбрать участников» в разделе «Участники» и вызовите контекстное меню одноименной строки кликом правой кнопки мыши в следующем диалоговом окне «Выбор членов». Укажите пункт «Вставить»и подтвердите сохранение сделанных изменений, нажав кнопку OK.

Напечатайте желаемое имя создаваемой рассылки в строке «Имя» и еще раз вернитесь на вкладку «Списки рассылки». Воспользуйтесь командой «Сохранить и закрыть» в разделе «Действия».

Пошаговая инструкция:

При создании нового контакта в Outlook , достаточно (и обязательно) указания имени контакта. Но крайне удобно добавлять в информацию о контакте и другую полезную информацию - место работы, домашний адрес, телефоны и другое. Это поможет освободить вашу голову и хранить всю информацию в одном месте.

Для того, чтобы , вам достаточно выполнить следующие действия:

Если, открыв Outlook, вы не увидели контактов, нажмите на кнопку Контакты, доступную в навигационной панели (в левой части главного окна программы):
Нажмите на кнопку Создать (или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N)
Появится окно создания нового контакта в Outlook 2007, в котором введите имя и фамилию контакта и при необходимости (а на самом деле это очень удобно) информацию о месте работы и должность:
Добавьте электронную почту создаваемого, в Outlook 2007, контакта. Краткое имя, которое будет доступна в информации о контакте, автоматически появится после добавления адреса электронной почты. При желании (или необходимости) добавьте адрес сайта:
Outlook 2007 позволяет добавлять в информацию о контакте до трех различных адресов электронной почты. Нажав на выпадающее меню:
вы можете добавить дополнительный электронный адрес контакта:
В разделе "Телефоны" добавьте рабочий, домашний, сотовый и телефон факса:
В разделе "Адреса" укажите рабочий адрес человека: Доступно также для заполнения поле домашнего адреса:
В разделе заметки, вы можете писать различные заметки о контакте Здесь вы можете располагать различную информацию, которую вы не хотите держать постоянно в своей памяти - к примеру, вот такого типа:
В правом верхнем углу окна (чуть выше "Заметок"), вы будете наблюдать постепенное заполнение карточки контакта данными, которые вы вносите:
Если вы добавили всю необходимую информацию в поля формы создания нового контакта в Outlook 2007 , нажмите в верхней левой части окна на кнопку "Сохранить и выйти":